Die Intrastat-Meldung ist von Unternehmen in der Europäischen Gemeinschaft abzugeben. Sie dient der Erfassung der Warenverkehre zwischen den Mitgliedsstaaten. Die Rechtsgrundlage für diese Meldung ist die Verordnung 638 aus dem Jahre 2004. In Verbindung mit weiteren Verordnungen wird damit für alle EU-Staaten eine mindeste Datenerfassung der innergemeinschaftlichen Handelsstatistik definiert.

Was wir in der Intrastat-Meldung erfasst?

Die innergemeinschaftliche Handelsstatistik, die als Intrastat abgekürzt wird, befasst sich mit den Einfuhren und Ausfuhren der Mitgliedsstaaten innerhalb der Union. In meinem Artikel über die zollrechtliche Abfertigung von Ware im Verkehr mit Drittländern habe ich erläutert, dass wie die Ware an der EU-Außengrenze erfasst wird. Dies geschieht über eine Zollanmeldung, die entweder zum Import oder Export abgegeben wird.

Der Unternehmer, der die Ware bewegen möchte, erstellt eine Anmeldung zu einem Verfahren seiner Wahl und übersendet dies an den Zoll. Hier wird das Anliegen geprüft. Wenn mit der Ware, dem Versender und dem Empfänger alles in Ordnung ist, wird der Anmeldung statt gegeben. Von diesem Vorgang erhält das Statistische Bundesamt jeweils eine Information. Früher war dies ein Zettel, der als Durchdruckpapier dann abgerissen wurde. Heute läuft der größte Teil der Anmeldungen über Datenleitungen, von denen dann die entsprechende Werte an das Bundesamt gemeldet werden.

Damit werden alle Verkehre der Gemeinschaft mit Drittstaaten erfasst. Die Intrastat-Meldung beschäftigt sich nur mit den Warenverkehren innerhalb der EU. Diese befinden sich aus zollrechtlicher Sicht im freien Verkehr. Damit werden sie von den Zollbehörden nicht erfasst. Der Unternehmer ist also in der Pflicht die Meldung entsprechend vorzunehmen.

Welchen Sinn hat die Intrastat-Meldung?

Die Datenerhebung dient vor allem statistischen Zwecken. Auch wenn die EU eine Staatengemeinschaft ist, so fertigt jeder souveräne Staat für sich eine eigene Handelsstatistik an. Diese ist dann wiederrum teilweise auch Grundlage von Fördergeldern oder Zahlungsverpflichtungen in der Gemeinschaft.

Die Handelsstatistik jedes einzelnen Landes gibt Einblick über die Wirtschaftskraft sowie die Handelspolitik. Würde Deutschland diese Aufstellung nicht machen, wäre eine Aussage zur Situation in der Wirtschaft schlichtweg nicht möglich. Beziehungsweise nur für den Außenhandel mit Drittländern. Deutschland ist aber auch innerhalb der EU ein stark vernetztes Land im Bezug auf den Warenhandel. Insofern ist die Intrastat-Meldung notwendig für eine valide Aussage über die Handelsstatistik des Landes, aus der sich wiederrum viele Aussagen, Maßnahmen und Verpflichtungen ergeben.

Wer muss eine Intrastat-Meldung abgeben?

Grundsätzlich ist jeder Unternehmer zur Meldung verpflichtet. Über den Begriff „Unternehmer“ schließen sich Privatpersonen an der Stelle aus. Sie sind von der Meldung also befreit. Aber auch bei den Unternehmern gibt es so genannte Schwellenwerte. Diese haben vor allem die Funktion die Bürokratie in kleinen Unternehmen zu entlasten oder erst gar nicht aufzublähen.

Unternehmer in Deutschland sind erst ab 800.000 € bei der Einfuhr und 500.000 € bei der Ausfuhr zur Intrastat-Meldung verpflichtet. Diese Werte gelten seit dem 01.01.2016 und waren bei der Ausfuhrmenge vorher niedriger. Es ist die unternehmerische Pflicht sich über Änderungen dahingehend zu informieren, da das Statistische Bundesamt nicht wissen kann, wann ein Unternehmer diese Grenzen überschritten hat. Insofern liegt es in Deiner Verantwortung die Meldung zu machen oder nicht zu machen.

WICHTIG: Nicht alle EU-Staaten haben die gleichen Schwellenwerte. Wer sein Unternehmen aus welchen Gründen auch immer mit Sitz in einem anderen EU-Staat betreibt, muss sich hier entsprechend informieren. Wer beispielsweise eine aktive Limited mit Sitz in England hat, muss erst ab rund 1,8 Millionen Euro bei der Ausfuhr melden. Bei der Einfuhr liegt in Großbritannien der Schwellenwerte allerdings schon bei 312.000 € und damit bei rund der Hälfte des deutschen Wertes.

Unternehmer die ihren Sitz beispielsweise nach Estland, Lettland oder Litauen verlegt haben, müssen bereits 130.000-215.000 € in der Einfuhr die Meldung zu Intrastat machen. Bei der Ausfuhr liegen die Werte auch deutlich niedriger mit 170.000-290.000 €.

Die aktuelle Aufstellung der Schwellenwerte findet ihr hier: Meldeschwellen der Mitgliedsstaaten (Seite 8)

Unter dem Link findest Du auch die Ansprechpartner der verschiedenen Länder.

Welche Werte sind zu melden?

Grundsätzlich sind alle Warenbewegungen in den Mitgliedsstaaten zu melden. Das umfasst jedoch nicht nur die bewegten Waren aus Kauf- oder Verkaufsgeschäften, sondern auch Warenbewegungen ohne Eigentumsübergang. Das bedeutet, das hierzu auch Miet- oder Leasinggeschäfte gehören. Ebenfalls inbegriffen sind Rückwaren sowie Ersatzlieferungen.

Folgende Vorgänge sind in einer Meldung zu summieren:

• Warenhandel aus Kauf- bzw. Verkaufsgeschäften
• Warenbewegungen ohne Gegenleistung
• Warenbewegungen ohne Eigentumsübertragung
• Temporäre Geschäfte wie Leihe, Miete oder Leasing
• Warenbewegungen aus Rückwaren oder Ersatzteillieferungen
• Konsignationsgeschäfte

Nicht in die Meldung mit aufzunehmen sind:

• Durchführung von Reparaturen
• Warenbewegungen, die nur als Durchfuhr fungieren bzw. der Aufenthalt nur als solches gilt
• Warenmuster
• Werbewaren
• Dienstleistungen
• Warenbewegungen von Nicht-Gemeinschaftsware (Waren, die noch unter zollrechtlicher Aufsicht aus der Einfuhr aus einem Drittland sind)

Eine aktuelle Aufstellung der Ausnahmen findest Du im Anhang der Durchführungsverordnung des Landes, in dem Deine Firma gemeldet ist.

Gemeldet wird in der Intrastat-Meldung der Wert der Ware, die als Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer gilt. In Deutschland bedeutet das den Nettobetrag ohne die Mehrwertsteuer. Dies ergibt sich bereits aus der Logik, das die Mitgliedsstaaten unterschiedliche Umsatzsteuersätze haben und man eine einheitliche Basis für die Bewertung der Handelsstatistik benötigt.

Wann ist die Intrastat-Meldung einzureichen?

Jeder Unternehmer ist dann zur Intrastat-Meldung verpflichtet, wenn er den Schwellenwert seines Mitgliedslandes überschreitet. Führt ein Unternehmer bereits im Januar eines Jahres Ware im Wert von über 800.000 € aus, muss er bereits im Januar die Meldung einreichen. Überschreitet er den Wert erst im März oder Mai, ergibt sich die Pflicht zur Meldung erst dann. Grundsätzlich ist er in dem Monat zur Meldung verpflichtet, in dem er den Schwellenwert überschreitet.

In der praktischen Umsetzung ist die Intrastat-Meldung bis zum 10. Arbeitstag des Folgemonats an das Statistische Bundesamt für den vergangenen Monat zu melden. Die Frist kann man sich als Unternehmer grundsätzlich gut merken, da am 10. auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung fällig ist. Eine Fristverlängerung ist bei der Intrastat allerdings nicht möglich, unabhängig davon ob Dir als Unternehmer die Fristverlängerung von den Finanzbehörden für Deine Steuermeldung gewährt wurde.

Wie ist die Meldung vorzunehmen?

Die Meldung wird grundsätzlich nur noch elektronisch akzeptiert. Hierzu bietet das Statistische Bundesamt eine Software an, die kostenlos auf der Seite heruntergeladen werden kann. Die IDES-Software enthält dabei eine Online-Formular, in das die Daten eingetragen werden müssen.

Der Upload einer Datei über eine Schnittstelle ist in dem Programm ebenso möglich, so das der Unternehmer hier zwei verschiedene Varianten hat. Meiner Einschätzung nach wird für viele von Euch das Online-Formular jedoch ausreichend und einfacher zu handhaben sein.

Das Bundesamt hat einen sehr umfangreichen Leitfaden dazu erstellt, den ich sehr empfehlen kann. Zusätzlich sind hier die entsprechenden Ansprechpartner zu finden, die bei Fragen kontaktiert werden können: Leitfaden für die Erstellung der Meldung für die innergemeinschaftliche Handelsstatistik

Contanze Elter hat hier einen sehr informativen Bericht geschrieben, auf den ich während meiner Recherche gestossen bin: Auskunftspflicht und Befreiung bei der Intrahandel-Meldung

Was passiert, wenn nicht oder nicht korrekt gemeldet wird?

Ganz klar, Fingerkloppe von allen Mitarbeitern des Statistischen Bundesamtes 🙂

Behandeln wir zu erst den Fall, dass nicht gemeldet wurde: das ist schlecht. Sobald sich die Verpflichtung für den Unternehmer ergibt, ist die Meldung zu machen. Das Statistische Bundesamt gleicht die Daten gegen die Meldung an die Finanzbehörden ab, um die Plausibilität zu prüfen. Das geschieht sicherlich nicht bis auf den letzten Cent, aber wenn Du deinem Finanzamt Ausfuhren in der EU meldest aber keine Intrastat-Meldung abgibst (unterstellt Du überschreitest die Meldeschwelle), könntest Du alsbald recht unliebsame Post bekommen.

Ab wann musst Du eine falsche Meldung korrigieren?

Nun zu einer falschen Meldung: hier gibt es entsprechende Karenzwerte, die zu beachten sind. Verändert sich der Wert des Warenwertes in der Intrastat-Meldung, so ist diese erst ab der Überschreitung von 5.000 € zu berichtigen. Korrekturen darunter musst Du nicht vornehmen.

Das Gleiche bei der eingetragenen Eigenmasse der Ware. Erst ab einer Änderung des Ursprungswertes von mehr als 10% musst Du eine Korrektur senden. Hast Du falsche Daten geschickt, aber die korrekte Menge weicht um weniger als um 10% von Deiner gemeldeten Menge ab, kannst Du Dir die Korrektur schenken.

Es wird offiziell empfohlen, und auch ich empfehle es, die Unterlagen zu den Meldungen in irgendeiner Form sicher für zwei Jahre aufzubewahren. Das Bundesamt behält sich Prüfungen vor, weshalb es durchaus passieren kann, das Du Besuch bekommst. Dann ist es immer ratsam diese Unterlagen zur Hand zu haben und die Mengen schlüssig mit Hilfe der Unterlagen erklären zu können.

In der Zeile verrutscht – alles ist falsch. Was kannst Du tun?

Solltest Du eine Meldung gemacht haben, an der der Teufel im Detail beteiligt war und einfach alles falsch ist, melde Dich bitte direkt beim Statistischen Bundesamt. Nimm Dir die Daten wie Meldedaten, Onlinekennung usw. zur Hand und beichte, das Du leider Scheisse gebaut hast. Die Mitarbeiter können dann Deine gesamte Meldung im Bedarfsfall löschen und Du kannst eine neue Meldung schicken.

Und nun zu Dir: welche Fragen hast Du zu meinem Artikel? Wie kann ich Dir dabei helfen eine richtige Intrastat-Meldung abzugeben?